Prioriteiten stellen

Zie je soms door het bos de bomen niet meer?

Zie je soms het bos door de bomen niet meer? Je zou ervan verstelt staan hoeveel mensen het moeilijk hebben om prioriteiten te stellen door steeds langer wordende to-do-lijsten.

De matrix van Eisenhower is een simpele, maar beproefde methode en hulpmiddel om prioriteiten te stellen.

Leer te denken in kwadranten

Leer te denken in de Eisenhower kwadranten; het stelt je in staat om op eenvoudige wijze prioriteiten te stellen en een aantal zaken te relativeren. Elk taakje van onze to-do lijst lijkt belangrijk op het eerste gezicht, maar door je denken aan te passen, ontdek je heel snel dat dat absoluut onwaar is.

Eisenhowie?

Wel, Dwight D. Eisenhower was generaal en opperbevelhebber tijdens WOII en later van de NAVO. Hij werd ook de 34ste president van de Verenigde Staten. Dan kan je wel aannemen dat die man met regelmaat moeilijke beslissingen moest nemen. Quasi alles wat op z’n bord kwam, was dringend en belangrijk. Of dat leek toch zo. Tot hij zich realiseerde dat dringende zaken zelden belangrijk zijn en belangrijke zaken zelden dringend zijn.

Wanneer ikzelf symptomen van stress voel opkomen, probeer ik mezelf altijd een paar vragen te stellen:

• Staat het kot in brand?
• Lopen mijn medewerkers, dierbaren of ikzelf accuut gevaar?

Meestal is het antwoord ‘neen’. Elk ander worst-case scenario naast brand en/of levensgevaarlijke situaties, is dan in één klap minder dramatisch.

Q1: Belangrijk + Urgent

Enkel de taken die VANDAAG door JEZELF uitgevoerd dienen te worden, horen hier thuis. Ze zijn NU CRUCIAAL.

Q2: Belangrijk + Niet urgent

Wanneer het niet vandaag hoeft, doe het dan niet vandaag. PLAN het in. Door het in te plannen kan je ook de tijd voorzien die deze belangrijke taak verdient. Belangrijke taken kan je niet adequaat uitvoeren tussen de soep en de patatten! En plan je het niet in, verschuift de taak op een bepaald moment sowieso naar kwadrant 1. Wedden dat je dat héél slecht uitkomt?

Q3: Niet belangrijk + Urgent

Sommige taken kunnen best dringend zijn, maar misschien is het niet nodig dat je die zelf oppakt? Voor deze taken is het belangrijk dat ze gebeuren, maar er is geen noodzaak dat ze ook door jou afgehandeld dienen te worden. Trek je stoute schoenen aan, durf nee te zeggen (maar vergeet je ‘nee’ niet te argumenteren) en delegeer de boel of vraag hulp. Daar is niets mis mee!

Voor zij die denken dat het als ‘kleine zelfstandige’ niet mogelijk is om te delegeren: je vergist je! Er zijn tig freelancers of andere kleine zelfstandigen die staan te popelen om je te helpen. Bovendien zijn ze vaak heel flexibel in te zetten. Exact wat je nodig op zulk een moment. Bouw een netwerk op zodat je snel kan schakelen wanneer je op ‘urgente taken’ botst.

Q4: Niet belangrijk + Niet urgent

Taakjes die niet superbelangrijk zijn en ook niet per se door jou uitgevoerd moeten worden, die kan je op lange termijn inplannen. In veel gevallen verdwijnen deze taakjes vanzelf. Denk maar aan alle emails waarin je in de cc staat. Is het belangrijk dat je die allemaal leest (en er op reageert)? Natuurlijk niet! Anders was de email wel naar jou gericht. Zo ga je ondervinden dat sommige dingen zichzelf oplossen, zonder er wat mee te doen. Een heerlijke gedachte, toch? 😉

I know, dit is allemaal makkelijker gezegd dan gedaan. Ik wed dat je vast excuses kan verzinnen waarom dit op jou niet van toepassing is. Nochtans is jou situatie vast niet zo uniek als je denkt.

Tijdens de training rond Persoonlijke effectiviteit kunnen we concreter aan de slag gaan met jouw obstakels. Je zal zien dat met de juiste tips en begeleiding op jouw maat, je productiviteit stijgt en je stress-level daalt.

Nog tips nodig rond time management? Lees ook de blogpost FAILING TO PLAN = PLANNING TO FAIL met 6 handvaten om tijdwinst te behalen.