Meer structuur en overzicht creëren

Meer overzicht en structuur creëren

Elke dag opnieuw help ik onze klanten om meer structuur en overzicht te brengen in hun werk, hun team en hun organisatie.

Het gebrek aan structuur zorgt voor onzekerheid onder medewerkers, stress in de verschillende lagen van de organisatie, verhoogd verzuim en verloop, misverstanden en frustratie in het doorgeven van de spreekwoordelijke ‘stok’, fouten, ergernis over het beleid en de bedrijfsvoering, verminderd vertrouwen, …

Wie overzicht mist ervaart tijdverlies, telkens weer opnieuw even inwerken en zoeken, chaos, het gevoel geen grip te hebben, onmacht en frustratie, teleurstelling in de verwezenlijkingen, het idee niet aan verwachtingen te voldoen (van jezelf of van anderen), stressverhoging, mogelijk verminderde nachtrust, zelftwijfel, (faal-)angst, …

Je merkt het.

We hebben zoveel bij te winnen bij overzicht en structuur… waar loopt het dan mis?

Op drie niveaus stellen we vast dat het mis kan lopen: op individueel niveau, op teamniveau en op organisatieniveau.

Als we kijken op individueel niveau dan merken we dat de behoefte aan structuur en overzicht een gevolg is van bijvoorbeeld…

• een onvoldoende inwerkperiode bij de start in de job
• een te hoge workload door bvb extra werk, nieuwe taken of een teamlid tekort
• het gemis aan kennis, kunde en begeleiding om jezelf zo te organiseren dat je structuur en overzicht krijgt en behoudt.

Op teamniveau zien we dat de behoefte aan structuur en overzicht het gevolg is van onder andere…

• het gemis aan afdoende teamleiderschap dat de operationele medewerkers helder en effectief aanstuurt
• het uitblijven van doelgericht werken en voortgang meten
• het onvoldoende managen van de capaciteit en de prioriteiten van het team

Op organisatieniveau stellen we vast dat de behoefte aan structuur en overzicht ontstaat wanneer er onder andere

• een grote groei is (geweest) en de huidige manier van werken, alsook het organigram, niet langer in functie zijn van de doelen, waardoor de operationele werking wat tegendraads draait
• een tekort is aan duidelijke richting en doelen of de bedrijfsleiding er onvoldoende in slaagt om dit over te brengen naar de medewerkers
• blijvend in de brandjes-blussen-modus wordt gedacht en gehandeld, alles belangrijk is en de langetermijn strategie onvoldoende wordt uitgezet.

Laten we beginnen bij het begin en dat is bij jezelf.

Wat kan je doen om meer structuur in je werk te krijgen?

• Plan realistisch. Plan je dagen niet te vol zodat je voldoende tijd hebt om de onverwachte extra’s erbij te nemen en je dag ook georganiseerd kan afronden
• Focus op je rol, verantwoordelijkheid en bevoegdheid. Zo dwaal je niet af van jouw kernactiviteit.
• Underpromise en overdeliver. Schep geen onrealistische verwachtingen. Zorg ervoor dat je realistisch communiceert zodat je eerder een sterker resultaat neerzet dan anderen van je verwachten. Beloftes die je niet kan waarmaken, tasten het vertrouwen aan.
• Steeds terugkerende brandjes dienen voor eens en altijd gedoofd te worden, anders blijven ze de kop op Neem de tijd om ze structureel op te lossen en doe wat daarvoor nodig is (zelfs als dat betekent dat je naar de grootste baas of je belangrijkste klant moet stappen ;-))
• Bereid jezelf voor: Werk vooruit in de tijd door elke meeting goed voor te bereiden, info op te vragen, anderen vragen te stellen zodat zij jouw goed kunnen informeren vooraf.
• Zeg niet te snel ‘ja, ik doe het wel’. Kijk eerst wat er verwacht wordt, bedenk of jij dit ook zo ziet en of je de verwachting wil bijstellen, som alle taken op die verbonden zijn aan de opdracht. Zo krijg je een goed overzicht op de workload alvorens je een commitment geeft. En kan je dit niet alleen, geef dan aan dat je extra hulp nodig hebt of spreek iemand aan om je te helpen.
• Bewaak je grenzen en je ‘priori-tijd’. Beslis wat je wel en zeker niet meer wil doen en bewaak dit dan ook op een duidelijke en vriendelijke manier.

Hoe krijg je meer overzicht op je werk?

• Stel jezelf een helder doel.
• Plan elke ochtend 10 minuten om je dag en week te overschouwen, je doel helder voor de geest te halen, meetings te verplaatsen waar nodig, acties op te volgen, …
• Overloop elke avond je acties van die dag, geniet van je voortgang, check wat je nog in je to-do lijst wil opnemen en wie je nog even een mail wil sturen. Bekijk de komende dagen en wijzig je agenda waar nodig in functie van je doel.
• Hanteer een strakke to-do lijst die je helpt om prioriteiten uit te lichten en acties op te volgen.
• Gebruik een eigen systeem om al je informatie goed in te bewaren en makkelijk terug te vinden (denk aan links, paswoorden, procedures, info over projecten, meetings, …)
• Waak over een goede nachtrust, voldoende beweging en gezonde voeding. Je kan niet zonder want net dan verlies je makkelijk het overzicht!

Reserveer hier jouw gratis sessie ‘effectiviteit’ voor extra tips.  Misschien wil je gewoon eens over je team sparren of checken wat je met je organisatie kan doen? Dat mag ook!